Waarom is interne communicatie belangrijk?
Goede interne communicatie zorgt ervoor dat:
• Beter en efficiënter gewerkt wordt: Iedereen spreekt dezelfde taal en weet wat er van hen verwacht wordt.
• Verwachtingen duidelijk zijn: Zowel wat er van teamleden verwacht wordt als wat zij van anderen kunnen verwachten.
• De organisatie soepel draait: Problemen worden sneller opgelost en successen worden beter gedeeld.
Veelvoorkomende communicatieproblemen
De meest voorkomende problemen die we zien zijn:
• Onuitgesproken verwachtingen: Dit leidt vaak tot niet-gehaalde doelen en demotivatie.
• Gebrek aan regelmatige communicatie: Dit kan focusverlies en inefficiënties veroorzaken.
Methoden en tools voor betere communicatie
Om de interne communicatie te verbeteren, raden we de volgende methoden en tools aan:
1. Regelmatige vergaderingen: Zorg voor vaste momenten waarop je team samenkomt. Dit kan binnen een departement één tot twee keer per week zijn en binnen het managementteam één keer per week of om de twee weken.
2. Workshops: Organiseer workshops om belangrijke onderwerpen te bespreken zonder politieke kleur. Dit biedt een platform voor open en eerlijke communicatie.
3. Communicatieplan: Stel een plan op waarin duidelijk wordt wie verantwoordelijk is voor welke communicatie, wat de frequentie is, en welke informatie gedeeld moet worden.
Concrete stappen voor betere interne communicatie
Hier zijn enkele stappen die bedrijven kunnen nemen:
1. Creëer een fysiek platform: Zorg voor een ruimte waar teamleden fysiek kunnen samenkomen om te communiceren.
2. Organiseer regelmatige meetings: Plan vaste vergadermomenten om te bespreken wat er speelt, welke doelen behaald worden en waar verbeterpunten liggen.
3. Implementeer workshops: Gebruik workshops om belangrijke onderwerpen op tafel te leggen en samen oplossingen te bedenken.
4. Stel een communicatieplan op: Bepaal wie met wie communiceert, hoe vaak, en welke informatie gedeeld moet worden om ervoor te zorgen dat de juiste informatie bij de juiste personen terechtkomt.
Case study (Algemeen voorbeeld)
Een bedrijf had moeite met het halen van doelen door slechte interne communicatie. Door regelmatige vergaderingen en workshops te organiseren, konden ze verwachtingen duidelijk maken en verbeterpunten bespreken. Dit leidde tot betere prestaties en een meer gemotiveerd team.
Hoe Kommodoor helpt
Tijdens een “strategy offsite” helpt Kommodoor bedrijven bij het verbeteren van interne communicatie. We brengen alle belangrijke stakeholders samen in een workshop setting, waardoor iedereen de ruimte krijgt om hun standpunten te delen. Dit zorgt voor een open dialoog en helpt bij het opstellen van een duidelijk communicatieplan.
Goede interne communicatie is de sleutel tot een efficiënte en succesvolle organisatie. Door regelmatige vergaderingen, workshops en een duidelijk communicatieplan zorg je ervoor dat iedereen op de hoogte is van de verwachtingen en doelen, wat leidt tot betere resultaten en een meer gemotiveerd team.