Algemene Voorwaarden
1. Algemeen
Alle rechtsverhoudingen tussen:
Kommodoor BV
Hundelgemsesteenweg 108
9820 Merelbeke
Ondernemingsnummer 0784.551.440
Btw-nummer 0784.551.440
RPR Gent (afdeling Gent)
Hierna genoemd ‘Kommodoor’
en haar rechtsopvolgers en de opdrachtgever worden beheerst door onderhavige algemene voorwaarden.
Meer informatie kan gevonden/bekomen worden op de website van Kommodoor www.kommodoor.be.
Afwijkingen van deze algemene voorwaarden zijn enkel tegenstelbaar aan Kommodoor indien zij deze voorafgaandelijk uitdrukkelijk en schriftelijk heeft aanvaard.
Deze algemene voorwaarden worden bij iedere offerte gevoegd. In geval van conflict tussen de bepalingen van de offerte en de bepalingen van de algemene voorwaarden hebben de bepalingen van de offerte voorrang.
Partijen erkennen deze bepalingen grondig onderhandeld te hebben, met een evenwichtige overeenkomst als resultaat.
Voor zover de opdrachtgever algemene voorwaarden voor zijn dienstverleners heeft, worden zij integraal uitgesloten, ook als deze later aan Kommodoor zouden worden bezorgd.
Kommodoor behoudt zich het recht voor onderhavige algemene voorwaarden op elk moment te wijzigen. De gewijzigde versie zal pas op reeds lopende overeenkomsten van toepassing worden voor zover deze nieuwe voorwaarden uitdrukkelijk door de opdrachtgever worden aanvaard.
Deze algemene voorwaarden werden voor het laatst op 5 juli 2023 geüpdatet.
2. Offerte
Een offerte van Kommodoor is slechts een uitnodiging tot het plaatsen van een opdracht bij Kommodoor en is slechts geldig ten aanzien van de onderneming/persoon/personen aan wie de offerte gericht is. Een offerte heeft een geldigheidsduur zoals vermeld staat op de offerte zelf, of bij gebreke hieraan een geldigheidsduur van dertig (30) dagen na datum van de offerte. Kommodoor heeft vóór de aanvaarding van de offerte door de opdrachtgever het recht om fouten in een offerte recht te zetten of de offerte in te trekken. De offerte is gebaseerd op de gegevens die de opdrachtgever heeft verstrekt.
Uit offertes of prijsopgaven uit het verleden kunnen geen rechten ontleend worden voor toekomstige opdrachten. Bij opmaak van deze nieuwe offerte zullen prijzen opgenomen worden die gelden op het moment van het opmaken van deze nieuwe offerte.
Kennelijke fouten in de offerte binden Kommodoor niet.
Indien de opdrachtgever vragen heeft over het aanbod of wanneer hij twijfelt over de verstrekte informatie is het aangewezen dat de opdrachtgever steeds voorafgaand aan de bevestiging van de offerte contact opneemt met Kommodoor.
Offertes omvatten enkel de opdrachten erin vermeld, met expliciete uitsluiting van enig meerwerk en zeker ingevolge een wijziging van de opdracht door de opdrachtgever.
De aanvaarding door de opdrachtgever van de offerte is onherroepelijk, dit uiteraard behoudens de opties tot beëindiging van deze overeenkomst overeenkomstig deze algemene voorwaarden of de wet.
3. Totstandkoming van de overeenkomst
Een overeenkomst komt tot stand na de aanvaarding van de offerte door de opdrachtgever.
Kommodoor zal evenwel pas tot uitvoering van de opdracht overgaan indien ook het eventueel gevraagde voorschot is betaald op de bankrekening van Kommodoor.
Eventuele door de opdrachtgever gevraagde aanvullingen of andere wijzigingen van de opdracht zijn eveneens pas geldig na schriftelijke voorafgaandelijke aanvaarding hiervan door Kommodoor. Deze wijzigingen kunnen uiteraard ook een invloed hebben op het kostenplaatje.
Door zijn aanvaarding erkent de opdrachtgever volledig geïnformeerd te zijn over alle aspecten van de diensten.
4. Verwerking van persoonsgegevens
Kommodoor verwerkt uw persoonsgegevens voor diverse doeleinden, in het bijzonder om de overeenkomst te kunnen uitvoeren. Kommodoor verwijst dienaangaande naar haar privacybeleid, dewelke steeds via de website van Kommodoor kan worden geconsulteerd. Het privacybeleid kan ook steeds op eerste verzoek worden bekomen.
Wanneer de opdrachtgever persoonsgegevens doorgeeft aan Kommodoor, zorgt hij ervoor dat deze persoonsgegevens rechtmatig worden doorgegeven.
De opdrachtgever geeft aan Kommodoor de toestemming om diens handelsnaam en logo, te gebruiken in het kader van promotionele activiteiten zoals op haar website of in brochures voor prospects.
5. Uitvoering van de werkzaamheden
A. Uitvoering algemeen
Uitvoeringstermijnen zijn evenwel steeds indicatief.
De opdrachtgever zal Kommodoor alle toegang tot ruimtes, hardware, software en netwerken geven die nodig is om de diensten te verlenen.
B. Procesautomatisatie
Binnen het kader van de opdracht biedt Kommodoor advies aan om het operationele proces optimaal te laten verlopen. Dit houdt in dat Kommodoor voor- en meedenkt over het algemene operationeel-technische proces, de opdrachtgever ondersteunt in de zoektocht van te gebruiken tools (bv. mogelijkheden tot connectie met bestaande toepassingen), zich verdiept in hoe de gekozen digitale tools ingezet kunnen worden om de besproken zaken te automatiseren en te optimaliseren, uitzoekt hoe nieuwe deelprocessen efficiënt geïntegreerd kunnen worden in het bestaande proces, verbeterpunten aangeeft en helpt zoeken naar oplossingen bij (technische) problemen die opduiken tijdens het opzetten of aanpassen van het administratief-operationeel-technische proces.
Kommodoor geeft hierbij duiding aan de opdrachtgever maar het nemen van de beslissing omtrent de te gebruiken tool én type abonnement valt uitsluitend onder de bevoegdheid van de opdrachtgever. Ook het aankopen van tools of aangaan van abonnementen vallen onder de verantwoordelijkheid van de opdrachtgever. Advies is steeds geldig op het moment van het geven van het advies aangezien technische tools continu veranderen. Het advies is bovendien geënt op de operationaliteit van de tool/match met het proces en geenszins op bijvoorbeeld AVG compliance of andere juridische voorwaarden van de tool. Het is aan de opdrachtgever om zelf alle contractvoorwaarden te onderzoeken en in het algemeen de voorgestelde partij te screenen op AVG compliance en andere punten die de opdrachtgever verwacht van zijn leveranciers.
B. Uitvoering als zelfstandig dienstverlener
Kommodoor verbindt er zich toe de opdracht naar beste vermogen en met de vereiste zorg uit te voeren. Het betreft een middelenverbintenis. Partijen zijn geen exclusiviteit overeengekomen. Als zelfstandig dienstverlener is Kommodoor volledig vrij om de uitvoering van de opdracht naar eigen vermogen en inzicht te verrichten. Kommodoor zal haar eigen infrastructuur en materialen gebruiken, tenzij anders overeengekomen.
Kommodoor is geen werknemer van de opdrachtgever, maar Kommodoor zal de algemene richtlijnen en strategische beslissingen genomen door de opdrachtgever respecteren.
Alle documenten, briefwisseling en onderhandelingen gevoerd tussen Kommodoor en de opdrachtgever, dienen aanzien te worden als een onontbeerlijk instrument om hen toe te laten de werkzaamheden overeenkomstig de overeenkomst uit te voeren en niet als de uitdrukking van enigerlei gezagsverhouding tussen Kommodoor en de opdrachtgever.
Geen van beide partijen verkrijgt op grond van de overeenkomst enig recht, enige macht of bevoegdheid om op te treden als werknemer, agent of vertegenwoordiger van de andere partij, voor welke doeleinden dan ook of om de andere partij te verbinden op welke wijze dan ook, zonder de voorafgaande toestemming van de andere partij.
C. Annulatie
- korte specifieke opdrachten:
Bij annulatie worden steeds de reeds uitgevoerde activiteiten aangerekend met een minimum van 50% van de afgesproken vergoeding, alsook de gemaakte en nog te maken kosten (zoals voor reeds bestelde of aangekochte materialen) voortvloeiende uit verplichtingen die Kommodoor reeds had aangegaan met het oog op de vervulling van de opdracht worden doorgerekend. Dit alles onverminderd vergoeding voor hoger bewezen schade. Wijziging naar een datum die meer dan drie (3) maanden na de afgesproken datum valt, wordt als een annulatie beschouwd, waarbij bovenstaande annulatievoorwaarden gelden.
- Opdracht van onbepaalde duur:
Voor opdrachten van onbepaalde duur komen partijen een opzegtermijn van drie (3) maanden overeen.
D. Samenwerking met derden
Kommodoor kan een beroep doen op onderaannemers voor de uitvoering van de overeenkomst zonder dat een voorafgaandelijk akkoord van de opdrachtgever nodig is.
Wanneer Kommodoor een derde partij aanraadt, gaat de opdrachtgever een rechtstreekse overeenkomst aan met deze derde partij. Het is alsdan aan de opdrachtgever om de voorgestelde partij te bevragen en uiteraard staat het de opdrachtgever nog steeds vrij om met een andere partij in zee te gaan.
E. Klachten
De opdrachtgever zal Kommodoor tijdig de nodige feedback geven en haar onverwijld op de hoogte brengen van moeilijkheden of bezwaren, dit in ieder geval binnen de zeven (7) dagen nadat opdrachtgever de prestaties van Kommodoor heeft kunnen evalueren.
De opdrachtgever moet Kommodoor in ieder geval de kans geven om de problemen te onderzoeken en mag geenszins handelingen stellen die dit zouden kunnen verhinderen.
Het indienen van klachten heeft evenwel geen invloed op enige (tussentijdse) betalingsverplichting. De opdrachtgever is niet gerechtigd tot schuldvergelijking.
6. Vertrouwelijkheid
Kommodoor respecteert de principiële vertrouwelijkheid van de opdracht en Kommodoor zal de informatie uitsluitend gebruiken voor de uitvoering van haar contractuele verplichtingen. Wanneer Kommodoor voor de uitvoering van een opdracht beroep doet op onderaannemers, worden onderaannemers ook verplicht om de vertrouwelijkheid te respecteren. Omgekeerd aanvaardt ook de opdrachtgever de vertrouwelijkheid van deze overeenkomst en opdracht te respecteren. Partijen kunnen desgewenst een aparte vertrouwelijkheidsovereenkomst aangaan teneinde de wederzijdse rechten en plichten met betrekking tot vertrouwelijkheid gedetailleerder te bepalen, dewelke voorrang zal hebben.
7. Medewerking van de opdrachtgever en andere uitvoeringsmodaliteiten
Om een correcte en tijdige uitvoering van de opdracht(en) te kunnen garanderen, verwacht Kommodoor van de opdrachtgever een vlotte medewerking en de terbeschikkingstelling van alle redelijkerwijze benodigde informatie, zowel uit eigen inzicht als op eenvoudig verzoek.
De opdrachtgever dient in het bezit te zijn van de nodige licenties voor alle software die door hem worden gebruikt. De opdrachtgever zal KOMMODOOR vrijwaren voor alle mogelijke vorderingen van derden met betrekking tot deze software. De opdrachtgever zorgt er ook voor dat alle hardware voldoet aan de minimumvereisten. De opdrachtgever zal steeds de nodige maatregelen treffen om de integriteit, veiligheid en onderhoud van software, de hardware en andere materialen te vrijwaren.
Kommodoor kan geenszins worden aangesproken in rechte wegens fout of nalatigheid, noch kan de opdrachtgever de factuur niet of slechts gedeeltelijk voldoen, omwille van incorrecte of onvolledige of te laat bezorgde informatie van de opdrachtgever. Desgevallend kan een meerprijs worden doorgerekend voor extra verrichte werkzaamheden ingevolge foutieve of onvolledige informatie. Ook is Kommodoor alsdan steeds gerechtigd deze overeenkomst/haar prestaties op te schorten.
8. Meerdere contactpersonen
Indien de opdrachtgever meerdere contactpersonen heeft, is Kommodoor gerechtigd op instructie van één van die personen te handelen, tenzij anders overeengekomen.
9. Onmiddellijke beëindiging
Kommodoor behoudt zich uitdrukkelijk het recht voor de overeenkomst, zonder gerechtelijke tussenkomst, op elk ogenblik, zonder ingebrekestelling, zonder opzeggingstermijn of schadevergoeding op te schorten of te ontbinden indien er redenen zijn die de samenwerking verhinderen zoals:
- schending door de opdrachtgever van diens verplichtingen vermeld in onderhavige algemene voorwaarden en/of de offerte of enige andere overeenkomst tussen partijen;
- ingevolge faillissement, overlijden, onbekwaamheid, minnelijke of gerechtelijke ontbinding, staking van betaling, voorlopig bewind, collectieve schuldenregeling, alsook ingevolge ieder ander feit wijzende op de insolvabiliteit van de opdrachtgever.
De opschorting of ontbinding op basis van voorgaande gronden zal schriftelijk door Kommodoor worden medegedeeld en dit door middel van een aangetekend schrijven met ontvangstbewijs.
Ingevolge de ontbinding is de opdrachtgever in ieder geval een vergoeding verschuldigd voor de reeds uitgevoerde activiteiten aangerekend met een minimum van 50% van de afgesproken vergoeding, alsook de gemaakte en nog te maken kosten (zoals voor reeds bestelde of aangekochte materialen) voortvloeiende uit verplichtingen die Kommodoor reeds had aangegaan met het oog op de vervulling van de opdracht.
De ontbinding van de overeenkomst door Kommodoor op basis van voormelde gronden brengt de opeisbaarheid mee van alle facturen van Kommodoor gericht aan ondernemingen, zelfs indien deze nog niet vervallen zijn.
10. Intellectuele eigendomsrechten
Er worden aan de opdrachtgever geen intellectuele eigendomsrechten overgedragen. Kommodoor zal het auteursrecht en andere intellectuele eigendomsrechten, op alle door haar opgemaakte documenten en materialen, waaronder code, behouden en dit ongeacht of hiervoor aan de opdrachtgever kosten werden in rekening gebracht. De opdrachtgever aanvaardt enkel een beperkt recht van toegang, gebruik en weergave te verkrijgen, en dit in overeenstemming met de oorspronkelijk kenbaar gemaakte doelstellingen en bestemmingen.
Zonder uitdrukkelijke toestemming van Kommodoor kan niets openbaar worden gemaakt of gebruikt. Deze toegekende rechten zijn op een niet-exclusieve basis toegekend en zijn niet-overdraagbaar. Elk werk dat door Kommodoor ontwikkeld wordt, dient enkel en alleen voor gebruik van de opdrachtgever of diens door Kommodoor aanvaarde klanten. De opdrachtgever is verantwoordelijk voor ieder vastgesteld ongeautoriseerd gebruik door derden ingevolge diens toedoen.
In geval de opdrachtgever zelf materiaal aanreikt, garandeert de opdrachtgever dat het gebruik hiervan geen inbreuk maakt op enig intellectueel eigendomsrecht en dat hij Kommodoor hiervoor zal vrijwaren.
Kommodoor behoudt zich het recht voor de naar de opdrachtgever doorgestuurde en opgemaakte documenten en materialen te gebruiken voor publicitaire doeleinden en algemene informatie, en dit zoals nader besproken met de opdrachtgever.
11. Betaling en facturatie
Tenzij anders overeengekomen, zijn de tarieven weergegeven in EURO en excl. btw tenzij uitdrukkelijk anders bepaald.
In de offerte zullen ook eventuele bijkomende kosten vermeld staan zoals verplaatsingskosten.
Kommodoor behoudt zich het recht voor een voorschot te vragen alvorens tot de uitvoering van de overeenkomst over te gaan.
De facturen van Kommodoor zijn integraal betaalbaar via het rekeningnummer van Kommodoor vermeld op de factuur, zonder korting en dit binnen de dertig (30) dagen na de factuurdatum.
Facturen kunnen enkel schriftelijk worden geprotesteerd bij aangetekend schrijven binnen de vijftien (15) dagen na factuurdatum en met vermelding van de factuurdatum, factuurnummer en gedetailleerde motivering. Indien Kommodoor geen (tijdige) betwisting bereikt binnen voorvermelde periode, wordt de factuur geacht aanvaard te zijn door de opdrachtgever.
In geval een factuur aan meerdere personen is gericht, zijn zij allen hoofdelijk aansprakelijk voor de voldoening van de factuur.
Voor elke factuur dat geheel of gedeeltelijk niet is betaald op de vervaldag wordt van rechtswege, zonder ingebrekestelling, een nalatigheidsintrest aangerekend aan de wettelijke interest.
Onverminderd het voorgaande behoudt Kommodoor zich het recht voor zonder ingebrekestelling een forfaitaire schadevergoeding te vragen van 10% van het openstaande factuurbedrag, met een minimum van honderd vijftig euro (€ 150,00) en dit onverminderd rechterlijke vordering tot vergoeding voor hoger bewezen schade.
Bovendien brengt de betalingsachterstand de opeisbaarheid mee van alle andere facturen, zelfs indien deze nog niet vervallen zijn.
Afkortingen worden steeds aanvaard onder alle voorbehoud en zonder enige nadelige erkentenis, en worden eerst toegerekend op de inningskosten, vervolgens op het schadebeding, dan op de vervallen rente en ten slotte op de openstaande hoofdsom.
12. Aansprakelijkheid
De verbintenis tot uitvoering van diensten is in hoofde van Kommodoor is een middelenverbintenis en geen resultaatsverbintenis.
Kommodoor kan geenszins aansprakelijk worden gehouden voor de uitvoering van diensten door derde partijen.
De aansprakelijkheid van Kommodoor, contractueel en extracontractueel, is beperkt tot drie (3) keer het factuurbedrag van de factuur/facturen aangaande de gebrekkige prestaties en in ieder geval tot drie (3) keer de volledige vooropgestelde projectvergoeding. Beide partijen achten dit een redelijke bepaling.
Kommodoor zal in geen geval verplicht worden tot het vergoeden van schade ingevolge een verlies van baten, goodwill, handelsopportuniteiten of verwachte voordelen of besparingen, verlies of vernietiging of beschadiging van de gegevens, noch tot het vergoeden van (andere) onrechtstreekse of gevolgschade zoals maar niet beperkt tot schade aan derden.
De beperking van aansprakelijkheid is niet van toepassing wanneer de aansprakelijkheid een gevolg is van fraude, bedrieglijk opzet of wanneer de vigerende wettelijke bepalingen een dergelijke beperking niet zouden toelaten.
Onverminderd dwingende wettelijke bepalingen of bepalingen van openbare orde, vervalt elke aanspraak ten aanzien van Kommodoor in elk geval indien de vordering in rechte niet door de onderneming is ingesteld binnen het jaar nadat de omstandigheid die aanleiding geeft of kan geven tot aansprakelijkheid ontdekt wordt, of redelijkerwijs kon ontdekt worden.
Indien Kommodoor wordt aangesproken ingevolge een fout of nalatigheid van Kommodoor en een derde en/of de opdrachtgever, zal Kommodoor ten hoogste aangesproken kunnen worden voor de schade die rechtstreeks is veroorzaakt door de fout of nalatigheid van Kommodoor zonder hoofdelijk of in solidum gehouden te zijn met die derde en/of de opdrachtgever.
De opdrachtgever zal Kommodoor vrijwaren tegen vorderingen van derden in verband met of voortvloeiende uit de opdracht ingevolge zijn fout.
13. Overmacht en hardship
Bovendien kunnen er zich situaties van force majeure (overmacht) voordoen.
De volgende situaties zullen in ieder geval (niet-limitatieve opsomming) als een force majeure situatie te beschouwen zijn: elektronische panne, natuurrampen, brand, oorlog, files op de Europese wegen, storingen in het (telecommunicatie-)netwerk of -verbinding of gebruikte communicatiesystemen, stakingen, wanprestatie of overmacht van haar leveranciers, uitsluitingen, arbeidsgeschillen, overheidsmaatregelen in het kader van een epidemie/pandemie, ziekte of ongeval van de aangeduide uitvoerder van de opdracht.
Wanneer de overmachtssituatie langer dan drie (3) maanden duurt, kunnen beide partijen de overeenkomst beëindigen mits het sturen van een aangetekende brief met ontvangstbewijs.
Voor wat betreft de toepassing van hardship verklaart Kommodoor in ieder geval het risico van artikel 5.74, 4° BW niet te hebben genomen.
15. Niet-afwervingsverplichting
De opdrachtgever verbindt zich er zich toe om gedurende de duurtijd van deze overeenkomst en gedurende een periode van zes (6) maanden na de beëindiging ervan, noch rechtstreeks noch onrechtstreeks, voor eigen rekening of voor rekening van derden, op gelijk welke wijze of vorm, een (voormalig) werknemer of (voormalig) onderaannemer of diens personeelsleden of medewerkers van Kommodoor af te (laten) werven, mee samen te werken voor gelijke of gelijkaardige opdrachten of dergelijke personen aan te sporen of er toe te bewegen om aan minder gunstige voorwaarden samen te werken met Kommodoor.
Partijen bevestigen uitdrukkelijk dat, in geval zou komen vast te staan dat deze beperking niet is toegestaan door de toepasselijke wetgeving of rechtspraak, deze beperking niet geacht zal worden nietig of ongeldig te zijn, maar dat ze beperkt zal worden tot zover maximaal toegelaten.
Indien de opdrachtgever dit artikel schendt, zal hij per schending automatisch en van rechtswege gehouden zijn tot een forfaitaire schadevergoeding gelijk aan het totale brutoloon / brutovergoeding van de betrokken werknemer, consultant, vertegenwoordiger of onderaannemer overeen periode van twaalf (12) maanden voorafgaand aan de niet-naleving van dit artikel door de opdrachtgever, behoudens hoger bewezen schade.
16. Slotbepalingen
Geen van de partijen kan de overeenkomst of een deel ervan overdragen aan een derde partij zonder de uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de andere partij.
De eventuele nietigheid van een of meerdere van de bepalingen van deze algemene voorwaarden (of delen ervan) doet geen afbreuk aan de toepasselijkheid van alle andere van toepassing zijnde clausules. In geval van nietigheid van een of meerdere bepalingen, zullen de opdrachtgever en Kommodoor, in de mate van het mogelijke volgens hun overtuiging, onderhandelen om de nietige bepaling(en) te vervangen door (een) equivalente bepaling(en) die beantwoord(t)(en) aan de algemene geest van deze algemene voorwaarden.
Het Belgische recht is van toepassing op de overeenkomst tussen Kommodoor en de opdrachtgever.
Alle geschillen tussen Kommodoor en de opdrachtgever behoren tot de uitsluitende bevoegdheid van de rechtbank van het arrondissement waar Kommodoor haar maatschappelijke zetel heeft.